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工程項目后評價反饋機制探索

發布日期:2014-10-13來源:湖南城市學院編輯:吳穎

[摘要]

  目前,工程項目后評價工作的廣泛開展,對完善已建項目,改進在建項目,指導待建項目等方面發揮了重要作用。如何進一步增強后評價有效的反饋,是目前急需解決的問題。反饋是后評價的主要特點,反饋機制是后評價體系中的一個決定性環節。評價結果反饋的好壞是后評價能否達到其最終目的的關鍵之一。

  1.開展項目后評價反饋機制的必要性

  從管理學角度講,反饋信息是一項政策或計劃實施以后項目干系人對此的反應,是實施控制的必需信息。事實上,管理是一個借助于反饋信息控制客觀過程實現管理目標的過程。工程項目后評價反饋機制是一個表達和擴散后評價成果的動態過程,包含后評價成果的反饋流程和管控機制。通過該機制的有效運作,使后評價成果在新建或已有項目、或其他開發活動中得到采納和應用,最終使實際結果逼近計劃目標。建立有效的工程項目后評價反饋機制具有重要意義:

  ①該機制的建立是實現投資項目管理從決策、執行、評價、反饋到決策優化的閉環管理模式的關鍵環節,有利于投資決策機制的持續優化,提升投資決策水平。

  ②根據強化理論和期望理論,建立有效的項目后評價反饋機制可以改變項目干系人對項目結果的預期,提升項目決策者、建設者、運營者的工作責任心,從而達到事前控制的目的。

  ③通過后評價反饋機制的建立并與公司績效考核體系建立必要的接口,能夠約束項目需求單位的行為,增強項目前評估的準確性和可信性,使項目投資決策更加科學。

  2.項目后評價存在的問題

  2.1項目后評價體制不健全、體系不完善

  體制方面主要存在著政企不分、投資主體不明確、投資立法工作滯后等方面的問題,這使投資的責任不明確,缺乏明確的責任約束和風險約束,也缺乏必要的民主監督和制約,沒有把項目后評價納入法制化軌道。由于投資者的認識心理、風險與責任意識以及其綜合素質等方面原因,許多投資方對項目后評價工作積極性不高,不愿意主動開展項目后評價工作,使得項目后評價工作難以開展,即使開展了,也難以保證其真實性及評價質量。

  2.2反饋的信息不充分

  從后評價運作機制來看,在實際操作中缺乏相對獨立的后評價組織機構,往往是企業戰略部或網絡規劃部門牽頭,其他部門配合完成項目后評價工作。這種架構設置對后評價報告的編制和有效反饋造成很大障礙,問題沒有深入發掘,避重就輕,總結的經驗多、教訓少,評價報告的反饋流于形式或信息失真嚴重。

  2.3反饋的流程不規范、成果不夠理想

  尚未建立起規范、科學的反饋流程,由于內在的利益關系,評價結論并未完全反饋到項目干系人那里,使后評價效果的發揮打了折扣。從項目后評價成果的應用來看,由于傳統管理流程和方法體系的慣性及管理變革阻力的存在,項目后評價提出的改進建議并不能得到很好的應用,在提高決策水平、優化被評價項目的運營等方面發揮的作用有限。

  2.4開展項目后評價工作的資金缺乏

  我國在開展項目后評價資金方面存在的主要問題是國家沒有明確規定后評價資金來源和后評價經費標準,使得在開展后評價的取費中難以操作和把握;與此同時很多人對后評價存在片面認識,認為開展后評價投入的資金難以產生回報,不舍得投入資金。

  2.5評價人員素質不高

  我國后評價人員的培訓主要是各部門、各單位根據自身需要分散進行,沒有一個比較完備的培訓體系。因此,也不可能存在許多高素質的項目后評價的專業人員。

  3.建立有效的項目后評價反饋機制的建議

  后評價報告的反饋是一個動態的過程,即通過后評價信息的表述和擴散,使其不斷地返回到已有的和新建的投資活動中去,從而達到持續改善的目的。因此,反饋將取決于信息擴散的策略和實踐,取決于建立一個使后評價結果能夠進入項目管理周期的反饋機制,這樣評價就可以成為“需求驅動型”的工作反饋機制,其責任和功能要滿足不同決策層的要求。

  3.1 后評價反饋工作的基本原則

  (1) 反饋的信息堅持獨立性。獨立性是后評價結果反饋公正、客觀的重要保證,是指后評價反饋過程不受項目決策者和前期評價人員主觀人為的干擾,避免項目決策者和管理者自己評價的情況。為確保獨立性,必須從機構設置和人員選擇上綜合考慮,使后評價機構保持相對獨立又便于操作,這意味著后評價反饋必須在其全過程中都獨立于業務管理部門,包括工作計劃的制定,工作大綱的編制,人員配置和成果的審定。獨立性自始至終貫穿后評價反饋全過程。

  (2)反饋的信息堅持客觀、公正、科學的原則,不受各階段文件資料的束縛和項目干系人的影響,真實地反映和評價項目的問題和改進措施建議。為保證這一點,反饋工作應吸收業務管理人員和項目最終收益人參加。

  (3)對非原則問題,要實事求是,對事不對人,重在總結經驗與教訓,以指導決策新項目,調整在建項目和完善已建項目;對原則性問題,要堅持依法辦事,將投資后評價與投資責任追究體系相結合,切實保護國家和投資者的利益。

  (4)反饋必須是及時的、易于接受的、簡明扼要的、有針對性的、系統的、形式多樣的和便于操作的。

  3.2 健全后評價的反饋機制的措施

  (1)完善法律制度。后評價報告內容除了向委托評價者報告以外,而應向社會擴散,引起公眾注意監督,不斷改進項目的管理和決策水平。項目的反饋和評價一樣,必須制度化,并取得政府支持和法律的保護,后評價反饋過程必須根據法律進行,法律做后盾能夠確保反饋的永久性,有助于保證后評價反饋的客觀公正。

  (2)加強行政管理。通過組織機構將評價部門的工作和結果與行業領導、管理部門及各業務部門聯系起來,所有主要后評價報告先經主管部門批復,再報行業領導,然后傳達到各業務部門。這樣,后評價成果可用于調整行業未來計劃規劃方向,確定業務執行大綱、制定國家發展戰略、編制投資和技術援助規劃、改進新項目和規劃的設計和策劃、完善在建項目和完工項目。評價部門負責后評價成果的擴散,但無法直接對成果的應用進行必要的控制和管理,因為應用權主要在各業務部門。所以要采取必要的手段加強反饋程序以促進后評價成果的應用。規定已發表的后評價成果應在制定國家和行業發展戰略和新項目策劃時得到采納和應用。在各業務部門編制的規劃中應摘錄相關后評價的結論,并避免類似問題發生或提出相應措施。在為行業領導準備的新項目報告和建議中應清楚地表述已完成后評價的有關經驗教訓。

  (3)成立“后評價成果管理委員會”。旨在加強評價部門與高層管理人員的聯系。每年兩次會議,第一次總結和討論年度報告中后評價提出的結論和建議,形成對需要采取特別措施的地區或地域的計劃綱要,第二次檢查和總結第一次會議措施綱要的執行情況。

  (4)確立評價機構的權威性。后評價需要公眾提供場所,以擴散其成果,為能充分發揮后評價的功能,必須得到政府支持和在政府體系中建立相應的后評價機構。評價機構應具有政府活動行為和社會參與意識。這樣能使后評價工作發揮其調查和報導有關政府活動的作用,并能引起有關方面的注意,保證公眾行業的可信度和透明度。

  (5) 加強與決策層的聯系。決策層領導通過監督評價部門的活動、政策和程序,以及審閱后評價報告的摘錄,來協助加強反饋的力度。決策層領導以及評價部門和相關業務部門的人員一起對摘選的報告進行討論。討論的重點是對規劃等有改進意義的經驗教訓。并要求業務部門提出相應的措施建議,以提高項目的成功度和可持續性。將有力地推動和完善未來業務的發展。

  (6) 參與業務文件的評議。作為指令性的業務工作范圍,后評價部門要對有關業務文件加以評議,并參加項目各個階段的有關會議。這樣就保證了完成后評價的結論和經驗教訓能順利地應用于各業務部門。

  (7) 完善后評價系統。完善后評價方法和程序,制定后評價指導原則。我國已有的后評價資料很多,散落在不同的單位和部門,不能很好地交流和使用。建立后評價的數據庫和后評價管理信息系統,把已有的后評價資料進行整理和存儲。進行后評價的有關政策研究,包括所需要的立法和行政支持,后評價的經費問題,后評價項目和時機的選擇等。集中選擇幾個有意義和有用的問題深入進行研究,并做出實際和具體的建議。為了提高投資決策水平和投資效益,后評價的成果應通過多種形式反饋到有關部門,如國家投資決策部門、設計及施工單位,項目前期咨詢評估單位等。

  (8)重視行業內外不同意見的交流和討論,使評價更加客觀公正,結論更有利于反饋和被采納。

  3.3 后評價的反饋形式和要素

  根據我國的實際情況,后評價結果的使用具體可以采取以下形式:

  (1)向政府部門反饋,使政府在制定經濟政策、規劃、發展戰略時借鑒參考;

  (2)向貸款機構反饋,使貸款機構根據后評價成果調整未來計劃方向、編制貸款計劃和技術援助計劃、改進新項目及規劃設計、完善在建項目和完工項目;

  (3)向投資者反饋,使投資者及時吸取經驗教訓,采取補救措施,調整未來投資方向;

  (4)向社會公開發表,可以通過出版物、信息發布系統、成果發布會或討論會等不同形式對外公布后評價結果,提高后評價結果的使用效率,并加強公眾監督。

  后評價反饋成果包括兩個要素:

  (1)評價信息的報告和擴散。其中包含了評價者的工作責任,后評價的成果和問題應該反饋到決策、計劃規劃、立項管理、評估、監測和項目實施等機構和部門。

  (2)后評價成果的應用。即應用后評價成果改進和調整政策的分析和制定。這是反饋最主要的管理功能。在反饋程序里,必須在評價者、評價成果、及其應用者之間建立明確的機制,以保持緊密的聯系。

  總之,項目后評價工作在項目的整個過程中具有舉足輕重的作用,項目后評價工作的開展必然對整個社會經濟的發展、國家的穩定提供強有力的保證。我們必須重視項目后評價工作,尤其要發揮后評價的反饋作用,盡快解決在開展項目后評價工作中存在的問題,從而促進我國經濟的發展。

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